První zpráva dodavateli může být docela krátká
Abyste mohli napsat fotografovi nebo floristce, nemusíte mít hotový celý plán. Několik konkrétních údajů pomůže víc než dlouhá omluva za to, že teprve začínáte.
Napište to, co už víte
Termín, místo nebo oblast a přibližný rozsah služby patří na začátek. U hostiny přidejte počet lidí, u fotografa části dne, které chcete zachytit. Pokud vybíráte mezi několika daty, uveďte je. Když místo ještě nemáte, stačí to říct; není potřeba nejasnost schovávat za obecné formulace.
Připojte jednu větu o tom, proč oslovujete právě tohoto člověka. Může vás zaujmout práce s barvami, konkrétní galerie nebo způsob, jakým popisuje svou práci. Pomůže mu to pochopit, co od spolupráce očekáváte.
Jedna možná podoba zprávy
Dobrý den, chystáme svatbu na září příštího roku v okolí Tábora, přibližně pro padesát lidí. Hledáme fotografa od příprav do začátku večerní oslavy. Zaujala nás vaše celá galerie ze zahradní svatby, hlavně fotografie hostů. Máte v září ještě volné soboty? Můžete nám prosím poslat možnosti rozsahu focení a napsat, jak probíhá první domluva? Konkrétní místo právě vybíráme. Děkujeme.
Takový text si upravte podle sebe. Přesný termín napište rovnou, pokud ho máte potvrzený. Fotografie inspirace přikládejte jen tehdy, když vysvětlují konkrétní přání; několik dobře vybraných ukázek obvykle stačí k zahájení rozhovoru.
Usnadněte si další odpověď
Ptejte se také, co dodavatel potřebuje doplnit a jaký je další krok. Můžete se domluvit na telefonátu, osobním setkání nebo upřesnění nabídky e-mailem. U odpovědi si uložte datum a poznámku, na čem jste skončili. Nebudete pak hledat, komu ještě dlužíte reakci.
Pokud jste se rozhodli pro někoho jiného, stačí krátké poděkování a zpráva, že už máte vybráno. A pokud vám některá část nabídky není jasná, napište konkrétní dotaz. Slova jako celodenní, kompletní nebo včetně vybavení mohou mít u různých lidí různý obsah.
Ještě rychlá kontrola před odesláním
Zkontrolujte datum, místo a oslovení. Pokud upravujete stejnou zprávu pro více lidí, ověřte také zmínku o jejich práci. Překopírovaný popis jiné služby může způsobit zbytečné nedorozumění. Přílohy pojmenujte tak, aby bylo poznat, co zobrazují, a přidejte kontakt, na kterém vás dodavatel zastihne.