Když začne pršet, ať už každý ví, kam jít
Záložní varianta venkovní svatby se dobře pozná podle toho, že ji umíte popsat jednou konkrétní větou. Obřad bude v sále, židle připraví domluvený tým a hosty ke vchodu nasměruje svědek.
Záložní prostor si prohlédněte připravený
S provozovatelem si ukažte, kde budou lidé sedět a stát, kudy přijdete k obřadu a kam se odloží mokré věci. Počítejte se skutečným počtem hostů i s prostorem pro fotografování a ozvučení. Pokud vám místnost ukazují prázdnou, požádejte alespoň o nákres nebo fotografii podobného uspořádání.
Zjistěte, zda vnitřní varianta zasahuje do přípravy hostiny. Pokud se má jeden sál během dne proměnit, potřebujete vědět, kdo přesun provede, kolik času zabere a kde zatím budou hosté. Změna prostředí se pak dá normálně zahrnout do harmonogramu.
Rozhodnutí má mít člověka a čas
Domluvte s místem a dodavateli nejpozdější chvíli, kdy lze změnit přípravu. Určete jednoho člověka, který sesbírá potřebné informace, domluví se s vámi a předá potvrzené rozhodnutí dál. Různé části dne mohou mít jiné možnosti přesunu, proto se zeptejte zvlášť na obřad, jídlo a večerní program.
Do kontaktů si napište, komu je třeba zavolat: místu, fotografovi, floristce, lidem kolem obřadu a ozvučení. Technické podmínky vybavení řešte přímo s příslušným dodavatelem. S improvizovaným umístěním zásuvek nebo přístřešků nepočítejte jako s hotovým plánem.
Hostům stačí jednoduchá zpráva
Pokud se mění pouze vchod do stejného areálu, pomohou jasné směrovky a člověk u příjezdu. Při změně adresy pošlete zprávu s mapou a ověřte, že se dostala i k lidem, kteří běžně nečtou skupinový chat. Určete, kdo jim případně zavolá.
Promyslete drobnosti kolem přesunu: místo na deštníky, cestu od aut a obuv, kterou sami zvládnete dojít k obřadu. Zbytek dne upravte podle skutečné situace. Pokud je základní domluva připravená, nemusíte ráno vymýšlet nový program od začátku a vysvětlovat ho každému zvlášť.